Procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Ostródzie

Na podstawie: Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23.10.2019r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa w Unii oraz Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928)

W trosce o jakość pracy, jak i o przestrzeganie zasad prawnych i etycznych, Zespół Szkolno-Przedszkolny (zwany dalej Podmiotem Prawnym), obejmuje swą ochroną osoby dokonujące zgłoszeń dotyczących naruszenia prawa, zwane dalej Sygnalistami. Niniejsza Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (dalej zwana Procedurą) ma na celu przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (dalej zwanej ustawą).

Artykuł 1: Upoważnieni do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń

1.1. Do przyjmowania od Sygnalistów zgłoszeń naruszenia prawa (dalej zwanych zgłoszeniami) zobowiązany jest Sekretariat Zespołu – dalej zwany Przyjmującym.

1.2. Do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniem, a zdefiniowanych
w art. 2.1 Procedury, uprawnieni są w imieniu Podmiotu Prawnego: Dyrektor Zespołu lub Wicedyrektor Zespołu – dalej zwani Reagującymi i dobrani tak, aby przy rozpatrywaniu danej sprawy zapewniać bezstronność.

1.3. Przyjmujący niezwłocznie przekazuje zgłoszenie właściwemu Reagującemu, chyba że Przyjmujący sam jest w związku z danym zgłoszeniem Reagującym.

Artykuł 2: Podejmowanie działań następczych

2.1. Działania następcze wymienione w art. 1.2. Procedury to działania podjęte przez Reagującego w imieniu Podmiotu Prawnego w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, takie jak np. wszczęcie postępowania wyjaśniającego lub wszczęcie kontroli.

2.2. W ramach działań następczych Reagujący:

2.2.1. weryfikuje zgłoszenie;

2.2.2. podejmuje komunikację z Sygnalistą, w tym może występować o dodatkowe wyjaśnienia lub dokumenty;

2.2.3. przekazuje Sygnaliście, na wskazany przez niego adres do kontaktu, informację zwrotną, rozumianą jako informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

2.3. Reagujący ma obowiązek podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności.

Artykuł 3: Sposoby przekazywania zgłoszeń

3.1. Sygnalista może przekazywać zgłoszenia Przyjmującemu drogą ustną oraz pisemną.

3.2. Zgłoszeń drogą ustną można dokonywać poprzez:

3.2.1.telefon – pod numer 89 646 10 46

3.3. Zgłoszeń drogą pisemną można dokonywać poprzez:

3.3.1. wysłanie pisma drogą tradycyjną na adres: Zespół Szkolno-Przedszkolny
w Ostródzie, 14 – 100 Ostróda, ul. Plebiscytowa 50, z dopiskiem „Do rąk własnych Sekretarza Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Ostródzie”.

3.3.2. skierowanie wiadomości e-mail.

3.4. Na potrzeby zgłoszeń w formie wskazanej w pkt. 3.3.2. tworzy się odrębną skrzynkę mailową: sygnalista@zspostroda.pl, do której dostęp ma Sekretarz Zespołu.

3.5. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej będzie, za zgodą Sygnalisty, udokumentowane w formie:

3.5.1. kompletnego i dokładnego zapisu rozmowy w postaci przygotowanego przez Przyjmującego - protokołu, który odtwarza dokładny przebieg tego spotkania,
a Sygnalista może wówczas sprawdzić, poprawić i zatwierdzić protokół poprzez jego podpisanie.

3.6. Zgłoszenie ustne, dokonywane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej Przyjmujący musi udokumentować w formie sporządzonego przez siebie protokołu rozmowy, który odtwarza dokładny przebieg tej rozmowy. W takim przypadku Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.

3.7. Zespół Szkolno-Przedszkolny w Ostródzie zastrzega, że zgłoszenia anonimowe nie będę podlegały rozpatrywaniu.

Artykuł 4: Obowiązki wobec Sygnalisty

4.1. Przyjmujący musi potwierdzić Sygnaliście fakt przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, kierując potwierdzenie na podany w zgłoszeniu adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej. Obowiązek ten nie istnieje, jeżeli Sygnalista nie podał w zgłoszeniu adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

4.2. Maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej wynosi:

4.2.1. 3 miesiące liczone od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez Przyjmującego lub

4.2.2. 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia (w przypadku niemożności przekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia) - przy czym terminy te nie obowiązują, jeżeli Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Artykuł 5: Dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych

5.1. Sygnalista może, z pominięciem niniejszej Procedury, dokonać od razu zgłoszenia zewnętrznego, tj. zgłoszenia kierowanego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do organu publicznego. Prawo to nie dotyczy zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących w Podmiocie Prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych opisanych w art. 8.1. i 8.2. Procedury, ponieważ do tego typu zgłoszeń nie stosuje się, z mocy prawa, przepisów ustawy w zakresie jej rozdziałów 4 o zgłoszeniach zewnętrznych oraz rozdziału 5 o ujawnieniach publicznych.

5.2. Przez pojęcie „organ publiczny” należy rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej oraz inne organy państwowe (z wyłączeniem Rzecznika Praw Obywatelskich), wójta, burmistrza, prezydenta, starostę, marszałka oraz regionalne izby obrachunkowe, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy,
tj. w dziedzinach:

5.2.1. korupcji;

5.2.2. zamówień publicznych;

5.2.3. usług, produktów i rynków finansowych;

5.2.4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5.2.5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

5.2.6. bezpieczeństwa transportu;

5.2.7. ochrony środowiska;

5.2.8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

5.2.9. bezpieczeństwa żywności i pasz;

5.2.10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;

5.2.11. zdrowia publicznego;

5.2.12. ochrony konsumentów;

5.2.13. ochrony prywatności i danych osobowych;

5.2.14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

5.2.15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

5.2.16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

5.2.17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące
w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

5.3. Zgodnie z ustawą, Rzecznik Praw Obywatelskich:

5.3.1. ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych;

5.3.2. przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa w dziedzinach wskazanych w art. 5.2. Procedury, dokonuje ich wstępnej weryfikacji i przekazuje organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych;

5.3.3. przyjmuje i rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie wskazanej w art. 5.2.17. Procedury i żaden inny organ publiczny nie jest właściwy do podjęcia działań następczych;

5.3.3. zapewnia powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej Sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21 ustawy (tj. osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z Sygnalistą, osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej lub powiązanej z Sygnalistą, a zwłaszcza stanowiącej własność lub zatrudniającej Sygnalistę) przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie, w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej;

5.3.4. udziela osobom, o których mowa w art. 5.3.3. Procedury oraz osobom, których dotyczy zgłoszenie, porad w zakresie, o którym mowa w art. 5.3.3. Procedury;

5.3.5. udziela osobom, o których mowa w art. 5.3.3. Procedury, informacji o organach, które w zakresie realizowanych zadań mogą podjąć działania służące ochronie Sygnalistów przed działaniami odwetowymi oraz, w odpowiednich przypadkach, wsparcia w kontaktach z takimi organami, zwłaszcza przez poinformowanie właściwych organów o dostrzeżonej konieczności objęcia Sygnalisty ochroną.

5.4. Zgodnie z ustawą, wstępna weryfikacja zgłoszenia przez Rzecznika Praw Obywatelskich polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zidentyfikowaniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

5.5. Jeżeli zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, Rzecznik Praw Obywatelskich niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, przekazuje zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

5.6. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje Sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia. Informacja obejmuje przynajmniej wskazanie organu publicznego, do którego zgłoszenie przekazano oraz datę przekazania.

5.7. Rzecznik Praw Obywatelskich odstępuje od przekazania zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.

5.8. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje Sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

5.9. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Rzecznik Praw Obywatelskich może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie Sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.

5.10. Zgodnie z ustawą, organ publiczny:

5.10.1. przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;

5.10.2. dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu,
a jeżeli nie należy - ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

5.10.3. rozpatruje zgłoszenie zewnętrze - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu;

5.10.4. przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż
w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu oraz informuje o tym zgłaszającego;

5.10.5. podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;

5.10.6. przekazuje zgłaszającemu informację zwrotną.

5.11. Do spraw rozpatrywanych przez organ publiczny stosuje się odpowiednio art.
5.7-5.9 Procedury.

5.12. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej Sygnalista może nieobowiązkowo podać adres do kontaktu. W przypadku ich niepodania, Sygnalista nie otrzyma informacji, które mu przysługują w związku
z dokonanym zgłoszeniem zewnętrznym.

5.13. Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać ustnie lub pisemnie na tych samych zasadach, które opisano w art. 3 Procedury. Zgłoszenia można dokonać:

5.13.1. w postaci papierowej - pod adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;

5.13.2. w postaci elektronicznej - za pośrednictwem wskazanego przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie adresu poczty elektronicznej lub elektronicznej skrzynki podawczej, lub przeznaczony do tego formularz internetowy, lub za pośrednictwem aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako właściwej do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.

5.14. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który otrzymał zgłoszenie zewnętrzne, potwierdza jego otrzymanie Sygnaliście na adres do kontaktu niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny ma uzasadnione podstawy, aby sądzić,
że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości Sygnalisty.

5.15. Na żądanie Sygnalisty, organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wyda zaświadczenie, w którym potwierdza, iż Sygnalista podlega ochronie określonej
w przepisach rozdziału 2 ustawy, tj. ochronie przed działaniami odwetowymi.

5.16. Sygnalista powinien mieć na uwadze, że przepisy ustawy, w związku ze zgłoszeniami zewnętrznymi, określają również:

5.16.1. zasady zwracania się do Sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub przez organ publiczny;

5.16.2. sytuacje, w których zgłoszenie można pozostawić bez rozpoznania lub nie podjąć działań następczych;

5.16.3 terminy przekazywania informacji zwrotnej;

5.16.4. zasady bezpieczeństwa w związku z dokonywaniem zgłoszeń;

5.16.5. informacje istotne dla Sygnalisty, które Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny musi zamieścić na swojej stronie Biuletynu Informacji Publicznej, w tym informacje o danych kontaktowych.

Artykuł 6: Ochrona Sygnalisty

6.1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

6.1.1. korupcji;

6.1.2. zamówień publicznych;

6.1.3. usług, produktów i rynków finansowych;

6.1.4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

6.1.5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6.1.6. bezpieczeństwa transportu;

6.1.7. ochrony środowiska;

6.1.8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

6.1.9. bezpieczeństwa żywności i pasz;

6.1.10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;

6.1.11. zdrowia publicznego;

6.1.12. ochrony konsumentów;

6.1.13. ochrony prywatności i danych osobowych;

6.1.14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

6.1.15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

6.1.16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

6.1.17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące
w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16;

6.2. Sygnalista, z tytułu dokonanego zgłoszenia lub podania informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej (tj. ujawnienia publicznego informacji) podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, przewidzianej w ustawie i sporządzonej na jej podstawie niniejszej Procedurze. Za działania odwetowe uznać należy bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, co obejmuje również m.in. niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

6.3. Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi ze strony jakiejkolwiek osoby działającej w imieniu, z polecenia lub w ramach reprezentacji Podmiotu Prawnego,
a jego dane osobowe w związku z dokonanym zgłoszeniem podlegają ochronie przewidzianej w przepisach, w tym w ustawie, przy czym za naruszenie tej ochrony grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności. Sygnalista podlega ochronie także przed próbami lub groźbami zastosowania działań odwetowych.

6.4. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą, zgodnie z ustawą, być podejmowanie działania odwetowe polegające
w zwłaszcza na:

6.4.1. odmowie nawiązania stosunku pracy;

6.4.2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;

6.4.3. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

6.4.4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;

6.4.5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;

6.4.6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;

6.4.7. przeniesieniu pracownika na niższe stanowisko pracy;

6.4.8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

6.4.9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika;

6.4.10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

6.4.11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;

6.4.12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

6.4.13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,

6.4.14. mobbingu;

6.4.15. dyskryminacji;

6.4.16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;

6.4.17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

6.4.18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;

6.4.19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

6.4.20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;

6.4.21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych,
w szczególności dobrego imienia Sygnalisty

- przy czym za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego należy także uznać groźbę lub próbę zastosowania jednego z tych środków.

6.5. Zgodnie z ustawą, to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie,
o którym mowa w art. 6.4. Procedury nie jest działaniem odwetowym.

6.6. Jeżeli praca lub usługa świadczone były, są lub mają być na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji (np. umowy zlecenia, czy też umowy o dzieło):

6.6.1. należy odpowiednio stosować ochronę określoną w art. 6.4, o ile charakter pracy lub wykonywanej usługi lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania;

6.6.2. dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących zwłaszcza wypowiedzenie, odstąpienie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia umowy, której stroną jest Sygnalista oraz nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia,

- przy czym to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa powyżej nie jest działaniem odwetowym.

6.7. W celu zapewnienia ochrony, Sygnaliście przysługują środki wymienione w ustawie, tj:

6.7.1. prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;

6.7.2. prawo do zadośćuczynienia;

6.7.3. prawo do wystąpienia o umorzenie postępowania wszczętego w związku
z zamiarem pociągnięcia Sygnalisty do odpowiedzialności za dokonane zgłoszenie lub ujawnienie, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę,
z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa, zgodnie z ustawą.

6.8. Nie można zrzec się praw określonych w art. 6 Procedury ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, przy czym prawo to nie dotyczy przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.

6.9. Przepisy art. 6 Procedury stosuje się odpowiednio:

6.9.1. do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia (tj. osoby, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą
i której pomoc nie powinna zostać ujawniona);

6.9.2. do osoby powiązanej z Sygnalistą (tj. osoby, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownika lub członka rodziny Sygnalisty);

6.9.3. do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej lub powiązanej
z Sygnalistą (zwłaszcza stanowiącej własność lub zatrudniającej Sygnalistę);

6.9.4. w przypadku, gdy informację o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiedniej instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń.

6.10. Ochrona przewidziana dla Sygnalisty przysługuje również wówczas, gdy informacja
o naruszeniu prawa została anonimowo zgłoszona podmiotowi prawnemu lub organowi publicznemu lub ujawniona publicznie, a następnie doszło do ujawnienia tożsamości Sygnalisty i w związku z tym ujawnieniem doświadczył on działań odwetowych. Taka ochrona przysługuje pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

Artykuł 7: Ograniczenie ochrony

7.1. Zgodnie z ustawą, Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

7.2. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie może stanowić podstawy odpowiedzialności Sygnalisty
z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach, pod warunkiem że takie uzyskanie lub dostęp nie stanowią czynu zabronionego, tj. czynu karalnego, zawinionego i społecznie szkodliwego w stopniu większym niż znikomy.

7.3. Sygnalista musi mieć na uwadze, że osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do żądania odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

7.4. Warunki podlegania ochronie z tytułu ujawnienia publicznego określa rozdział
5 ustawy.

Artykuł 8: Ochrona danych osobowych Sygnalisty

8.1. Niniejsza procedura i ustawa nie wykluczają ochrony danych osobowych, w tym obowiązków informacyjnych, przewidzianych przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), choć z przepisów ustawy mogą wynikać pewne zasady szczególne.

8.2. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za jego wyraźną zgodą.

8.3. Zasada opisana w art. 8.2. Procedury nie obowiązuje w przypadku prowadzonych przez organy publiczne lub sądy postępowań, a ujawnienie jest koniecznym
i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów.

8.4. Podmiot Prawny po otrzymaniu od Sygnalisty zgłoszenia przetwarza dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

8.5. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane,
a w razie przypadkowego zebrania, podlegają niezwłocznemu usunięciu, które następuje
w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

8.6. Podmiot Prawny przechowuje dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia, lub podjęciem działań następczych związanych z tym zgłoszeniem, oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym:

8.6.1. przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub

8.6.2. zakończono działania następcze, lub

8.6.3. po zakończeniu postępowań zainicjowanych działaniami opisanymi w art. 10.6.1.
i 10.6.2. Procedury.

8.7. W przypadku, o którym mowa w art. 8.6 Procedury, Podmiot Prawny usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane z tym zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Zasada ta nie obowiązuje w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych. Nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

8.8. Ochronę danych osobowych opisaną w niniejszym artykule uwzględniają odrębne wewnętrzne, zaktualizowane procedury Podmiotu Prawnego dotyczące wszystkich danych osobowych, przetwarzanych przez Podmiot Prawny. Ponadto, Podmiot Prawny zapewnia, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiały uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniały ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

8.9. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w art. 8.8. Procedury, Podmiot Prawny dopuszcza wyłącznie osoby posiadające jej pisemne upoważnienie do takich działań. Osoby te mają obowiązek zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

8.10. Nie znajdzie zastosowania art. 14 ust. 2 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych o ochronie danych (o podawaniu źródła pochodzenia danych osobowych lub informacji czy pochodzą one ze źródeł publicznie dostępnych), chyba że Sygnalista:

8.10.1. nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz stanowi informację
o naruszeniu prawa albo

8.10.2. wyraził na ujawnienie swojej tożsamości wyraźną zgodę.

8.11. Nie znajdzie zastosowania art. 15 ust. 1 lit. g ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych, chyba że Sygnalista:

8.11.1. nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz stanowi informację
o naruszeniu prawa albo

8.11.2. wyraził na takie przekazanie wyraźną zgodę.

Artykuł 9: Postanowienia końcowe

9.1. Podmiot Prawny upoważnia i zobowiązuje Przyjmującego do prowadzenia Rejestru zgłoszeń wewnętrznych w sposób zgodny z przepisami ustawy.

9.2. Niniejsza procedura została poddana konsultacjom zgodnie z wymogami art. 24 ustawy.

9.3. O obowiązywaniu niniejszej procedury Podmiot Prawny ma obowiązek poinformować każdorazowo osobę ubiegającą się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

9.4. Niniejsza procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Ostródzie.

9.5. Wszelkie zmiany niniejszej procedury wymagają formy pisemnej i podania jej do wiadomości wszystkich osób, których ona dotyczy.

9.6. Niniejsza Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Ostródzie
z wyjątkiem art. 5 Procedury, który wchodzi w życie w dniu 25 grudnia 2024 r.

Data dodania: 2025-01-13 17:43:13

Data edycji: 2025-01-13 17:44:57

Ilość wyświetleń: 7